Empleado

Dentro de cada negocio, un empleado es una persona contratada para desempeñar un trabajo específico en función de un acuerdo laboral, pudiendo desempeñar diferentes roles y tareas dentro del negocio.

Para qué se usa en Orquest

En Orquest, un empleado está vinculado con los siguientes conceptos:

  • Asignación.

  • Aptitud.

  • Fichaje.

  • Contrato.

  • Asociación a servicio.

  • Petición.

  • Incidencia.

Asignación

Es la relación entre un empleado y un producto o sección en un día determinado: establece el conjunto de tareas que deben ser realizadas. La asignación es la unidad básica de trabajo en el sistema y el resultado del proceso de planificación.

Aptitud

Establece el nivel de competencia que posee un empleado para una localización o tarea concreta. Los diferentes niveles de competencia en Orquest son los siguientes:

  • 0: el empleado no puede realizar la tarea o función porque no tiene la formación.

  • 1: el empleado tiene la formación básica para desempeñar la tarea o función.

  • 2: el empleado tiene formación media para desempeñar la tarea o función.

  • 3: el empleado tiene la formación completa y domina la tarea o función.

En Orquest, estos niveles se representan gráficamente con X, estrella vacía, media estrella y estrella completa, respectivamente.

aptitudes

Si una tarea del catálogo tiene definido como requisito un nivel mínimo de competencia (requiredLevel), será necesario que el empleado tenga ese nivel de aptitud para poder ser considerado en la planificación y cubrir la tarea.

Fichaje

Hace referencia al registro de la entrada o salida de un empleado en su lugar de trabajo, ya sea para tiempo trabajado o para descansos.

Estos datos son utilizados para hacer un seguimiento preciso de las horas trabajadas por cada empleado, calcular la asistencia, el tiempo de trabajo y gestionar los horarios laborales de manera eficiente.

Para comprender mejor qué es un fichaje en Orquest, es necesario hacer una distinción entre los siguientes conceptos:

  • Registro de fichaje. Hace referencia a datos en bruto que llegan al sistema y que pueden ser asíncronos, estar desordenados, etc.

  • Fichaje consolidado. Se considera el fichaje oficial, por lo que el sistema lo toma como turno real y es el que se tiene en cuenta para planificación, pago de nóminas, etc. Así, cada fichaje consolidado debería ser la agrupación de dos registros de fichaje, uno de entrada y otro de salida.

  • Fichaje validado. Indica a nivel de sistema que el fichaje ha sido aprobado por un supervisor de fichajes (ojo humano). Los fichajes validados se utilizan frecuentemente en la generación de informes, pero no tanto a nivel de planificación.

Algunos errores frecuentes en registros de fichajes son, por ejemplo, fichar dos veces entrada en lugar de entrada y salida, fichar la salida sin ninguna entrada, etc. Si los fichajes consolidados contienen errores procedentes de los registros, se descartan en la planificación.

Contrato

Representa la relación entre un empleado y el negocio: para una persona, durante un periodo de tiempo concreto, se aplican determinadas restricciones legales. Incluye información relativa a horas trabajadas, vacaciones, tipo de semana laboral, horas complementarias, categoría o puesto del empleado, periodo de control, coste del empleado, etc.

Los contratos no se pueden solapar: si se crean contratos solapados, se producirá un error y los cambios no serán aplicados.

Tipo de contrato

Se trata de una plantilla que proporciona una estructura predeterminada para los contratos. Los datos del contrato que están definidos en el tipo de contrato se sobreescriben al aplicarlo al empleado.

Orquest NO aplica tipos de contrato a contratos cuya fecha de fin es anterior a la actual del sistema, con el objetivo de evitar que se apliquen nuevas restricciones, definidas a posteriori, a contratos pasados.

Aunque se especifique un tipo de contrato en la petición vía API, si este no se aplica porque la fecha de fin es anterior a la actual del sistema, habrá que indicar todos los valores requeridos del contrato para que sea válido.

Asociación a servicio

Representa la relación temporal entre el empleado y el producto o sección. Especifica tanto el alcance de la relación (inicio y fin) como la disponibilidad del empleado durante esta relación.

Esta asociación también puede ser una cesión, es decir, un traslado temporal durante el cual el empleado estará relacionado con el producto al que pertenece (ownerProduct) y, de manera temporal, con el producto al que ha sido cedido (product). En este sentido, la cesión debe comenzar y terminar dentro del intervalo definido por la asociación a servicio.

Si la cesión se repite todas las semanas de manera continuada, es decir, siempre el mismo día y durante el mismo tiempo, se trata de una cesión regular. A continuación, se muestra un ejemplo con las diferencias entre los distintos conceptos: asociación a servicio, cesión y cesión regular.

  • Asociación a servicio

  • Cesión

  • Cesión regular

El empleado trabaja en 0001 desde el 2022-05-01. En la asociación a servicio, tanto el ownerProduct como el product coinciden:

[
    {
        "from": "2022-05-01",
        "ownerProduct": "0001",
        "product": "0001"
    }
]
json

Dentro de la asociación a servicio, el empleado es cedido a 0002 durante un mes. En la cesión, el ownerProduct y el product no coinciden:

[
    {
        "from": "2022-05-01",
        "to": "2024-09-30",
        "ownerProduct": "0001",
        "product": "0001"
    },
    {
        "from": "2024-10-01",
        "to": "2024-10-31",
        "ownerProduct": "0001",
        "product": "0002"
    },
    {
        "from": "2024-11-01",
        "ownerProduct": "0001",
        "product": "0001"
    }
]
json

Dentro de la asociación a servicio, el empleado trabaja para 0003 todos los miércoles durante cuatro horas.

[
    {
        "from": "2022-05-01",
        "ownerProduct": "0001",
        "product": "0001",
        "regularCessions": [
            {
                "daysOfWeek": [
                    "WEDNESDAY"
                ],
                "product": "0003",
                "minutes": 240
            }
        ]
    }
]
json

Las asociaciones a servicio o cesiones no se pueden solapar.

Disponibilidad de un empleado

La disponibilidad de un empleado se refiere al conjunto de horarios, días y turnos en los que un empleado puede ser asignado a las diferentes tareas. Actualmente, existen tres maneras de definir la disponibilidad de un empleado dentro de una asociación a servicio:

  • Tipo de día. Se indica una o varias franjas de disponibilidad según el tipo de día. Por ejemplo, un empleado podría estar disponible de lunes a viernes de 10:00 a 19:00, los sábados de 9:00 a 15:00 y los domingos no disponible.

  • Patrones de turnos. Se indican franjas de disponibilidad, días sin disponibilidad o turnos fijos en patrones rotativos para un intervalo determinado. Para poder asociar un patrón de turno a un empleado, primero hay que crearlo desde Gestión de empleados > Patrones de turnos.

  • Calendario de asignaciones. Se indican turnos fijos y días sin disponibilidad para días concretos del calendario. Esta opción está pensada para aquellas ocasiones en las que se pactan de antemano turnos con los empleados.

La disponibilidad se define por intervalos que deben estar comprendidos dentro de la asociación a servicio. Además, la disponibilidad de tipo de día definida en el servicio de origen se aplica a cesiones y cesiones regulares:

  • Si el empleado tiene una disponibilidad definida para el periodo de la cesión/cesión regular, esa misma disponibilidad se traslada a la cesión/cesión regular.

  • Si no tiene disponibilidad definida, se establece la disponibilidad por defecto para el periodo de la cesión/cesión regular.

Para editar manualmente la disponibilidad de un empleado desde la interfaz de Orquest, debe realizarse desde el servicio correspondiente. Así, la disponibilidad de una cesión solo se podrá editar desde el servicio donde el empleado está cedido.

Petición

Hace referencia a una solicitud formal realizada por un empleado para pedir un día libre, informar sobre una disponibilidad diferente a la habitual o solicitar un turno específico. Esta petición puede ser realizada por el empleado a través de la aplicación web o directamente desde la aplicación móvil.

Cada petición realizada por un empleado tiene un estado. Los estados disponibles son los siguientes:

  • Solicitada: indica que la petición ha sido creada y registrada en el sistema, pero aún no ha sido procesada.

  • Concedida: significa que la petición ha sido revisada y aprobada.

  • Denegada: indica que la petición ha sido revisada y no ha sido aprobada.

Los tipos de peticiones disponibles son los siguientes:

  • Día libre.

  • Disponibilidad.

  • Turno.

Incidencia

Representa cualquier ausencia de un empleado: vacaciones, día de asuntos propios, baja por maternidad, etc. Los tipos de incidencias se definen a nivel de negocio e incluyen parámetros de duración, posibilidad de asignación de turno, etc.