Negocio
La entidad business es la raíz en la estructura organizativa y representa la figura central a partir de la cual se desglosa toda la estructura del cliente en Orquest. Algunos de los elementos que se definen a nivel de negocio son los siguientes:
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Tipos de medidas.
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Tipos de incidencias.
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Categorías de empleado.
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Bolsas.
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Catálogo de tareas.
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Roles de usuario.
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Gracias al equipo de Customer Success (CS), se establece una configuración general para cada negocio dentro de la interfaz gráfica de usuario (GUI) de Orquest que permite visualizar aquellos datos o elementos necesarios para su flujo de trabajo. |
Tipos de medidas
Las medidas de un negocio son aquellos indicadores cuantitativos utilizados para evaluar diferentes aspectos del rendimiento. Estas medidas son personalizables y se configuran según las necesidades específicas de cada negocio. A continuación, se exponen algunos ejemplos:
Ventas en una sección concreta, número de pedidos online, unidades por ticket, etc.
Ventas en sala, número de pedidos para llevar, productos concretos por ticket, etc.
Visitas (footfall), ventas cerradas, bonos de trabajo, etc.
Unidades vendidas por producto, referencias, pedidos online, recetas, etc.
Para entender mejor el funcionamiento de las medidas en Orquest, es necesario hacer una distinción entre los siguientes conceptos:
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Medidas reales: son los datos existentes que han sido obtenidos de los respectivos indicadores. Al tratarse de datos reales, siempre son a pasado.
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Previsión (forecast): se trata de la estimación que hace el sistema (Orquest o un sistema externo) con base en las medidas reales. Son datos que se esperan a futuro.
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Proyección: se trata de la previsión validada por el usuario. Son los datos que se utilizan para la planificación y, aunque generalmente se corresponde con la previsión, puede ser modificada por el usuario antes de ser aceptada.
Tipos de incidencias
En Orquest, se considera incidencia cualquier ausencia de un empleado: vacaciones, día de asuntos propios, baja por maternidad, etc. Los tipos de incidencias se definen a nivel de negocio e incluyen parámetros de duración, posibilidad de asignación de turno, etc.
Un empleado tiene un turno de 10:00 a 16:00 y comunica que tiene una visita médica de 10:00 a 12:00. Se establece la incidencia Visita médica, indicando que estará ausente de 10:00 a 12:00 y que tras ella se incorporará a realizar el resto de su turno asignado.
Un empleado tiene un contrato de 35 horas a la semana, con un máximo de 7 días trabajados. Si se establece una incidencia de Vacaciones para una semana completa, cada día le computa por 5 horas (35 horas/7 días).
Un empleado no acude a trabajar y no ha avisado, por lo que se trata de una Ausencia no justificada. En este caso, se establece que la ausencia es no computable y el empleado tendrá que recuperar las horas otro día.
Para qué se usa en Orquest
Es clave registrar y tener en cuenta las incidencias o ausencias de los empleados a la hora de realizar la planificación de personal, ya que los diferentes tipos de incidencias impactan de manera distinta en la planificación y en el cómputo de horas que deben realizar los empleados.
Las incidencias informadas se tendrán en cuenta a la hora de planificar y aparecerán tanto en el borrador de planificación como en las asignaciones.
Categorías de empleado
Se trata de los posibles puestos que un empleado puede ocupar dentro del negocio. Estas categorías serán las que se asignen a los empleados en los distintos nodos o servicios del negocio. Algunos ejemplos de categorías de empleado son los siguientes:
Asistente de ventas, gerente de tienda, coordinador, cajero, encargado de stock, etc.
Técnico de mantenimiento, gerente, dependiente, camarero, repartidor, etc.
Mecánico, ayudante mecánico, jefe tienda, administrativo, etc.
Auxiliar de farmacia, gerente de tienda, auxiliar nocturno, etc.
Bolsas
Las bolsas hacen referencia a entidades que acumulan contadores. En este sentido, y teniendo en cuenta la configuración de cada negocio, una bolsa puede tener dos tipos de contadores:
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Contadores positivos: incrementan el valor acumulado en función de determinados eventos o condiciones predefinidas.
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Contadores negativos: disminuyen el valor acumulado conforme a la utilización o consumo de dicho valor.
El valor de una bolsa en cualquier momento es el resultado de sumar todas las entradas acumuladas y restar las salidas registradas.
A continuación, se muestran algunos ejemplos:
Si un empleado genera 3 días de vacaciones naturales por cada mes trabajado y consume esos días de vacaciones en función de cómo las vaya disfrutando, la bolsa de vacaciones estaría compuesta por los siguientes contadores:
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Un contador positivo que suma los días de vacaciones generados.
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Un contador negativo que resta los días de vacaciones disfrutados.
A lo largo del tiempo, la bolsa tendrá el valor resultante de sumar todas las vacaciones generadas y restar las disfrutadas.
Si un empleado genera y acumula horas extra trabajadas, la bolsa tendría un único contador:
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Un contador positivo que suma las horas extra trabajadas por el empleado.
A lo largo del tiempo, la bolsa irá acumulando las horas extra generadas, reflejando el total de horas trabajadas fuera del horario regular.
Como se observa en los ejemplos, las bolsas son herramientas flexibles que se pueden aplicar a diversos conceptos acumulables. Su configuración y uso dependerán de los requisitos específicos del negocio para gestionar y controlar los diferentes valores.
Para qué se usa en Orquest
Las distintas bolsas definidas a nivel de negocio pueden ser consultadas en cualquier momento para realizar ajustes, pagos o compensaciones según las políticas del negocio.
Una vez creadas, además, es posible realizar movimientos entre distintas bolsas relacionadas y visualizar los datos de estas bolsas en el informe de nóminas.
Catálogo de tareas
Las tareas hacen referencia a las distintas localizaciones en las que un empleado puede trabajar. El catálogo de tareas se define a nivel de negocio y los diferentes nodos o servicios seleccionan qué tareas concretas utilizan.
A continuación, se muestran algunos ejemplos:
Caja, etiquetaje, probadores, inventario, etc.
Cocina, mostrador, entrega pedidos, servicio a mesa, etc.
Administración, mecánica pesada, movilidad, residuos, etc.
Asesoría a clientes, recepción de mercancía, reposición, inventario, etc.
Algunas de estas tareas son fijas, es decir, tareas organizativas que no dependen de factores externos (ventas, número de clientes, etc.) y que se informan en la plantilla de necesidades. Estas tareas son, por ejemplo, las tareas de apertura, cierre, limpieza, recepción de mercancía, etc.
Otras tareas son variables, es decir, dependen de la afluencia de clientes: cuantos más clientes, más empleados se necesitarán para cubrir esa tarea. En estas tareas se tienen en cuenta medidas como el volumen de ventas o las visitas para calcular las necesidades.
Por último, las tareas no planificables son aquellas que el sistema no planifica automáticamente, ya que son tareas que se asignan manualmente en el borrador —antes de lanzar la planificación automática— y que no cuentan en la cobertura de necesidades. Un ejemplo podría ser la tarea de inventario.
Para qué se usa en Orquest
El catálogo de tareas se utiliza para estandarizar y especificar las actividades que los empleados deben realizar en las diferentes áreas del negocio, asegurando que las necesidades operativas sean claras en cada localización y se pueda gestionar eficientemente el personal según las demandas específicas.
Además, es imprescindible para establecer qué tareas hay disponibles a nivel de negocio y que puedan ser utilizadas después en el resto de servicios o productos dentro de la estructura organizativa.
Roles de usuario
Los roles de usuario determinan qué permisos y restricciones tendrá un usuario dentro de la GUI de Orquest. Así, al crear un nuevo usuario y asignarle un rol, este podrá tener acceso a determinadas partes de la estructura organizativa. Dependiendo del rol, un usuario podrá ver toda la información del negocio o solamente la de aquellos servicios o nodos en los que tenga acceso.
A continuación, se exponen algunos ejemplos:
Acceso a ver el dashboard de la tienda, gestionar proyecciones, ver aspectos de planificación y de empleados.
Acceso a ver el dashboard de la tienda, importar datos en Toolbox y acceder a API importador.
Acceso a ver asignaciones, empleados y aptitudes.
Para qué se usa en Orquest
El rol se utiliza para garantizar que cada usuario tenga acceso solo a la información y funcionalidades que son relevantes y necesarias para sus responsabilidades específicas dentro de la organización, asegurando así una gestión eficiente y segura de la información.
Otra manera de entender el concepto de negocio es como un conjunto de nodos.